Kongresshotel Potsdam am Templiner See

Sehr geehrter Richard, wir danken Ihnen, dass Sie unser Bewertungstool ausführlich genutzt haben. Es tut uns leid und wir bedauern es sehr, dass wir Sie bei Ihrem Aufenthalt nicht von unserer Serviceleistung überzeugen konnten. Einen Tag bevor die Anreise der Gäste erfolgt, werden bei uns die entsprechenden Zimmer zugeteilt. Bei insgesamt 485 Zimmereinheiten und 400 anreisenden Gästen an diesem Tag gäbe es ein großes Durcheinander, wenn nicht so verfahren würde. Diese große Anreisewelle führte dann auch zeitweise zu Wartezeiten und setzte unsere Mitarbeiter der Rezeption sehr unter Druck. Danke dass Sie als erfahrener Gast den Vorschlag des Zimmertausches unterbreiteten, denn in hektischen Situationen behält nicht jeder einen kühlen Blick. Ihr Auftaktabend fand als Stehempfang auch mit einer großen Anzahl von Gästen statt, welche sich sicherlich nur zu bestimmten Anlässen treffen und mit vielen der Teilnehmern ins Gespräch kommen wollten. Eine sich damit einstellende Unübersichtlichkeit wer bereits ein Getränk hatte, wer noch nicht und wo noch ein Nachservice erfolgen muss war die Folge. Ich kann mir nur dadurch erklären, dass Sie eine gewisse Zeit auf Ihr Getränk warten mussten, da ausreichen Servicekräfte zur Verfügung standen und die extra aufgebaute Bar gut besetzt war. Das zum Stehempfang bereitgestellte Abendessen war als Stehimbiss geplant, also nicht als vollständige Mahlzeit gedacht. Unser Angebot bestand allerdings nicht nur aus Frikadellen sondern noch weiterhin aus Canapees, Chicken Wings einer gebundenen Tagessuppe sowie einer Brot- und Brötchenauswahl. In der gemeinsamen Planung ist unser Fehler gewesen, dass wir nicht darüber gesprochen haben, dass dies als vollwertiges Essen zu planen ist, da alle Gäste ohne weitere Verpflegung zur Tagung anreisen. Für die Kaffeepausen gibt es ähnlich wie bei der Verpflegung ebenso abgestimmte Angebote die mit den Organisatoren besprochen waren. Daraus resultieren eine bestimmte Anzahl an Gebäckteilchen sowie eine bestimmte Menge an Kaffee. Diese Verteilung ist durch uns nicht glücklich kommuniziert worden und Sie als Teilnehmer der Veranstaltung hatten davon keine Kenntnis was ein Ungleichgewicht beim Abgriff zur Folge hatte. Dies werden wir bei der kommenden Veranstaltung besser ausschildern. Aufgrund der Größe unseres Hauses achten wir immer sehr darauf, eine umfassende Ausschilderung im Hotel zu verteilen. Gerade weil zu dieser Zeit das Frühstück anders als sonst in unserem Kongresssaal stattfand, versuchten wir eine umfassende Beschilderung. In dieser veränderten Situation hätten wir allerdings besser eine persönliche Wegweisung arrangieren müssen. Bei fast 600 Frühstücksgästen ist es fast unmöglich, die benutzten Tische gleich wieder neu einzudecken. In der Auswertung dieser veränderten Frühstückssituation war unsere Vorbereitung für die ausreichende Stellung von Geschirr zum Frühstück allerdings sehr mangelhaft. Hier werden wir zukünftig mehr Personal im rückwärtigen Bereich einplanen, welche sich um die Reinigung und Bereitstellung kümmern sollen. Aufgrund Ihrer Hinweise konnten wir verschiedene Serviceabläufe korrigieren und neu ordnen. Die im Anschluss Ihrer großen Tagung geführten Gespräche mit den Organisatoren spiegelten uns allerdings ein positiveres Gesamtbild, was zu einer erneuten Buchung unseres Hauses für diese Veranstaltung führte. Wir hoffen, dass Sie auch im kommenden Jahr wieder mit dabei sind und wir Sie dann von unserem Service und der Qualität überzeugen können. Freundliche Grüße vom Templiner See Christoph Manke Salesmanager